Admissão digital: documentos, prazos e assinatura eletrônica

A admissão é o primeiro contato da pessoa com o RH. Quando ela acontece por e-mail, com documento faltando e contrato impresso, o primeiro dia começa com pendência. Quando acontece de forma digital e organizada, começa com tudo pronto.

Os documentos mais pedidos

• Documento de identidade com foto e CPF
• Comprovante de residência
• Carteira de trabalho digital (o número é o CPF)
• Título de eleitor e certificado de reservista, quando aplicável
• Dados bancários para pagamento
• Certidão de nascimento ou casamento e documentos dos dependentes, para salário-família, imposto de renda e plano de saúde

Prazos que contam

• Exame admissional: obrigatório antes do início das atividades (CLT, art. 168, I).
• Registro no eSocial: o envio deve acontecer antes do início do trabalho, conforme o manual do eSocial. Confira a versão vigente do manual, porque os prazos dos eventos mudam com as atualizações.
• Carteira de trabalho: a admissão deve ser anotada em até 5 dias úteis (CLT, art. 29). Hoje a carteira é digital e as informações chegam a ela pelo eSocial.

Assinatura eletrônica do contrato

A Lei 14.063/2020 define três níveis de assinatura eletrônica: simples, avançada e qualificada (com certificado ICP-Brasil). A lei trata principalmente das interações com o poder público. Entre empresa e empregado, a assinatura eletrônica é usada na prática, e a escolha do nível depende do risco do documento.

Um fluxo que funciona

1. Convite: o RH cadastra cargo, salário, jornada e data de início e envia um link.
2. Dados e documentos: a pessoa preenche e envia fotos pelo celular.
3. Conferência: o RH aprova cada item ou pede correção, com o motivo.
4. Exame e assinatura: exame agendado, contrato assinado eletronicamente.
5. Pronto: o cadastro segue para a folha, o ponto e os benefícios.